Единое информационное пространство для всей организации

Единое информационное пространство организации позволяет исключить противоречивость данных, необходимость их многократного ввода и связанные с этим искажения. Добиться этого можно благодаря комплексной автоматизации на базе ERP-системы IFS Applications. Все входящие в нее решения полностью интегрированы между собой, что позволяет согласованно управлять финансами, производством, ремонтами, поставками, персоналом, продажами, маркетингом и другими бизнес-процессами. В то же время IFS Финансы может использоваться и как самостоятельная финансовая система, а ее открытость и компонентная архитектура облегчают интеграцию с информационными системами третьих фирм.

Легко внедрять, легко использовать

Особенности архитектуры и локализация обеспечивают быстрое внедрение IFS Финансы. Удобство интерфейса и интуитивная понятность облегчают обучение и принятие системы сотрудниками. Гибкость в настройке позволяет менять систему в соответствии с требованиями рынка, законодательства или изменениями в бизнесе. Широкие возможности по созданию отчетов или экспорту данных в MS Word и MS Excel позволяют оперативно получать информацию в нужном виде.

Компоненты решения

IFS/Учетные правила

Модуль IFS/Учетные правила обеспечивает одинаковый контроль и трансформацию данных хозяйственных операций в строки проводок вне зависимости от места их возникновения. Тем самым минимизируется риск появления ошибок при вводе и исключается дублирование данных.

Так как учетные правила едины для всей компании, то все пользователи имеют одинаковые возможности для работы с финансовыми данными. В случае необходимости учетные правила могут быть изменены. Изменения осуществляются в одном месте и не требуют остановки текущей работы.

Учетные правила IFS Финансы базируются на так называемой кодовой строке, содержащей десять аналитических признаков. Из них только первый (субсчет) является фиксированным. Использование остальных аналитических признаков зависит от выбранной модели учета. Например, они могут использоваться для идентификации центров ответственности, рынков, изделий или других признаков. Учет операций по проектам (договорам) и основным средствам также связывается с одним из аналитических признаков. Названия, присвоенные аналитическим признакам, например, "Отдел", являются одинаковыми для всей системы и облегчают интерпретацию данных.

IFS/Главная книга

Модуль IFS/Главная книга содержит журналы хозяйственных операций и сальдовые показатели с разделением по валютам. На основании этих данных осуществляется многоплоскостной анализ хозяйственной деятельности компании.

Проводки в главной книге формируются как из других решений, таких как IFS Производство, IFS Поставки, IFS Техобслуживание и ремонты, так в результате ручного ввода. Использование различных элементов аналитического учета в проводке позволяет организовать многомерный учет. Аналитические признаки используются при построении управленческой отчетности, позволяя выделять множества значений с выбранными аналитиками. Таким образом, одни и те же данные могут быть представлены в разных видах, в зависимости от выбранной концепции.

Валютная бухгалтерия. В главной книге в проводках данные хранятся одновременно в трех валютах: валюте операции, первой и второй валюте учета компании. Это означает, что в момент формирования проводки, данные хозяйственной операции пересчитываются еще в две независимые валюты учета. Например, данные всех проводок могут быть проанализированы в долларах США, даже если валютой бухучета является российский рубль. Имеется возможность задавать аналитический признак для каждого договора. При этом облегчается анализ финансовых показателей различного типа договоров в течение всего периода их ведения.

Управление финансовым бюджетом. Функции системы, предназначенные для составления бюджета, позволяют создавать неограниченное число параллельных версий бюджета. Показатели бюджета могут быть использованы как в запросных формах, так и в отчетах. Показатели бюджета могут формироваться различными способами: вручную; автоматически, на основании данных главной книги; копированием всех или части данных из существующих версий бюджета; импортом данных из Excel или других электронных таблиц. Для децентрализации процесса составления бюджета существует возможность интегрировать несколько версий бюджета в один. Имеющиеся в системе методы распределения, коэффициенты перерасчета и операции копирования значительно облегчают процесс модификации показателей бюджета. Контроль за исполнением бюджетов в системе можно осуществить как с помощью специальных форм, так и отчетов, разработанных в специализированном средстве IFS/Генератор отчетов.

IFS/Консолидация

Функции модуля IFS/Консолидация позволяют выполнять операции консолидации в пределах группы компаний, независимо от количества или структуры соподчиненности. Первая стадия процесса консолидации - задание правил преобразования валют учета и плана счетов индивидуальных компаний в термины головной (консолидирующей) компании. После этого выполняется перенос фактических сальдовых показателей и бюджета индивидуальных компаний в головную.

IFS/Генератор отчетов

IFS/Генератор отчетов - эффективный, простой и удобный инструмент для представления финансовых результатов в необходимом виде. Источниками данных для отчетов являются журнал хозяйственных операций, информация по учету договоров, бюджеты. При этом используется стандартная финансовая терминология. С помощью диалоговых окон модуля легко создавать высокопрофессиональные отчеты.

Создавать отчеты можно "с нуля" или с применением существующих шаблонов. Все типы шаблонов можно свободно перемещать между различными базами данных. В состав модуля включены шаблоны стандартных финансовых отчетов. При формировании каждого отчета пользователь может задавать степень детализации выводимой информации, от сальдовых показателей до проводок. И наоборот, данные, удовлетворяющие определенным критериям, могут быть скрыты, а в отчете будут отображены только суммарные показатели. Например, в отчете надо отображать статьи бюджета только в том случае, когда отклонения превышают 10%, а остальные статьи бюджета отображать в итогах. Результаты отчета можно обработать, используя стандартные приложения, такие как Excel.

IFS/Основные средства

Модуль IFS/Основные средства - интегрированный инструмент бухгалтерского учета для стратегического управления основными средствами, установленными в компании. Так, после регистраций операций приобретения, операция ввода основного средства в эксплуатацию может быть выполнена автоматически. Кроме того, операции по учету основных средств, такие как плановая и ускоренная амортизация, модернизация, переоценка могут быть выполнены автоматически с формированием проводок. В системе имеется возможность вести одновременный учет ОС по различным правилам: в целях бухгалтерского учета, в целях налогового учета, в целях управленческого (МСФО) учета и т.п.

IFS/Распределение затрат

Данный модуль обладает мощными возможностями для выполнения различных перерасчетов; даже комплекс задач выполняется за считанные минуты. Это могут быть и задачи перераспределения средств между счетами бухгалтерского учета, и выполнение внутреннего распределения затрат для расчета полной себестоимости. Например, все затраты на маркетинг могут легко быть распределены пропорционально реализации по рынкам сбыта (динамическое распределение). Или распределение затрат на аренду помещений - пропорционально площади этих помещений (распределение по фиксированным коэффициентам)

IFS/Расчеты с дебиторами и IFS/Расчеты с кредиторами

Использование данных модулей является быстрым и надежным способом обработки фактурирующих документов и оплат. Основная задача, для которой разработаны IFS/Расчеты с дебиторами и IFS/Расчеты с кредиторами, - это автоматическая обработка типовых операций, возникающих в процессе работы с контрагентами. При этом пользователи могут сосредоточиться на возникающих отклонениях и получать от системы эффективную поддержку для решения проблем. Для облегчения работы все функции, запросы и отчеты построены однотипно как для учета расчетов с дебиторами, так и с кредиторами. В системе реализованы функции, поддерживающие мультивалютный учет, автоматическое вычисление курсовых и суммовых разниц, электронные форматы документов оплаты и различные типы фактурирующих документов.

IFS/Счета-фактуры

Функции модуля IFS/Счета-фактуры поддерживают обработку фактурирующих документов дебитора и кредитора, созданных как в IFS Applications, так и во внешних приложениях.

Как правило, исходящие счета-фактуры формируются автоматически на основании данных договоров сбыта или регистрируются вручную. Они существуют в системе как первичные документы. Формирование проводок осуществляется автоматически, в соответствии с учетными правилами вне зависимости от способа создания счета-фактуры. В дальнейшем их можно анализировать как по созданным проводкам, так и по местам возникновения.

Счета-фактуры могут создаваться в любых валютах. Система обеспечивает автоматическое преобразование сумм в валюту учета. В созданных проводках хранится сумма в валюте счета-фактуры вместе с курсом, позволяющим формировать сальдо по субсчетам задолженностей с разделением по валютам. В системе реализован механизм управления дебиторской задолженностью с ранжированием по срокам оплаты и различными вариантами оценки задолженности для формирования кредитной политики, существующие запросные функции облегчают процесс тщательного анализа дебиторской задолженности.

IFS/Счета-фактуры поддерживает полный цикл обработки входящих счетов-фактур. Регистрация прибытия ценностей по договорам снабжения выделена в самостоятельную функцию, которая позволяет быстро обрабатывать большое число операций. Полная интеграция с функциями модуля IFS/Снабжение позволяет устанавливать соответствие между операциями поступления и позициями входящих счетов-фактур. При этом осуществляется контроль цен и автоматическое формирование проводок.

Функция автоматического создания входящего счета-фактуры позволяет снизить затраты на ручную обработку. Она базируется на данных договоров снабжения. Каждая операция поступления имеет ссылку на позицию заказа снабжения. При автоматическом создании счета-фактуры осуществляется выбор операций поступления, а затем, на основании ссылок из заказа снабжения, извлекаются необходимые данные. Проводки создаются автоматически. Входящие счета-фактуры, как и исходящие, могут быть получены в электронном виде.

И входящие, и исходящие счета-фактуры могут содержать примечание, которое доступно для чтения на любой стадии обработки счетов-фактур.

Единая форма обработки платежей и поступлений

В системе обрабатываются все виды фактурирующих документов. Имеется возможность создания плана платежей согласно условиям оплат для дальнейшего утверждения и формирования платежных документов.

Предложение на оплату входящих счетов-фактур может быть сформировано автоматически, в соответствии с критериями, задаваемыми пользователем. Таковыми могут быть: вид оплаты, дата оплаты, приоритет, валюта и т.д. При создании предложения учитывается возможность выполнения взаимозачета. После утверждения предложения на оплату могут быть созданы документы оплаты, как в электронном, так и в бумажном виде. Оплаты всегда могут быть отменены или модифицированы. Функции, обрабатывающие электронные данные системы "Клиент-Банк", значительно облегчают учет операций поступления.

Для мониторинга оплат клиента существует большое количество сложных функций, включая автоматическую генерацию уведомлений об оплате, штрафных счетов-фактур и напоминаний. Критерии для создания этих документов могут быть заданы в различных шаблонах для определенных клиентов. Кроме того, система формирует всестороннюю статистику по оплатам клиента в различных разрезах.

Система анализа движения финансовых потоков предлагает гибкие инструменты для исследования финансовых потоков. В качестве входных данных используется информация из договоров снабжения и сбыта, входящих и исходящих счетов-фактур, а также данные, введенные вручную. Поток финансовых средств может анализироваться в разрезе аналитических признаков, установленных для данной компании (например, договора, рынки, виды деятельности и пр.), учетных периодов, валют, контрагентов.

Анализ может выполняться как на основании данных одной компании, так и группы компаний. Результаты могут быть просмотрены непосредственно в IFS Applications либо переданы во внешние приложения для дальнейшей обработки.

Быстрый доступ к информации с полным обеспечением безопасности

Простой срез финансовых показателей в заданный момент времени не способен дать корректную картину финансового состояния компании. Для того чтобы эффективно анализировать и управлять бизнес-процессами в соответствии с бюджетом, необходима финансовая информация за промежуток времени. IFS Финансы устраняет необходимость в обработке данных по периодам, поскольку в любой момент времени доступны все данные. Система также позволяет каждому пользователю просматривать только те данные, которые ему необходимы. Например, можно просмотреть информацию о договорах закупки, относящиеся к определенному проекту, или запросить информацию об операциях, которые превышают некоторую сумму в течение указанного периода. IFS Финансы делает операционные потоки полностью независимыми от учетных периодов.

Это означает, что вы можете формировать ежеквартальные отчеты, несмотря на то, что продолжается непрерывная ежедневная регистрация хозяйственных операций в течение последующих периодов. Кроме того, решение IFS Финансы предоставляет полную свободу выбора при формировании учетных периодов. Хозяйственные операции прослеживаются по всей цепочке обработки, от реестра первичных документов до проводок в журнале хозяйственных операций модуля IFS/Главная книга, и наоборот.

Прослеживаемость важна как для обеспечения безопасности, так и для поддержания полного контроля качества. При исправлении ошибок в реестрах первичных документов формируются отдельные сторнирующие проводки, которые передаются в журнал хозяйственных операций.