IFS Персонал полностью интегрирован с другими компонентами ERP-системы IFS Applications и обеспечивает тесную взаимосвязь между управлением персоналом и всеми ключевыми процессами компании. Автоматизированы функции начисления заработной платы, управления штатным расписанием, табельного учета, подбора кадров, учета командировочных расходов. IFS не ограничивается лишь оперативным управлением, специалисты разработали сильную функциональность стратегического развития персонала: планирование карьеры, обучение и треннинги, оценка и самореализация сотрудников.

Система содержит полную базу данных сотрудников предприятия. На каждого работника существует Карточка сотрудника, в которой указана вся ключевая информация: квалификация, образование, этапы карьеры, личные качества, дополнительные навыки, данные медицинских осмотров, контактная информация, личные качества.

IFS Персонал поддерживает Штатное расписание предприятия. Структура должностей удобно отображается в виде «дерева» с любым количеством уровней. Полностью описываются требования к кандидату на должность и должностные обязанности. Все изменения, производимые в структуре должностей, хранятся в истории и могут быть просмотрены в случае необходимости.

Компоненты решения

IFS Портал персонала

Модуль разработан с целью сделать работу сотрудников с системой максимально простой и удобной. Используя web-интерфейс IFS Applications, можно иметь доступ к функциональности системы из любой точки земного шара в любой момент времени. Информация отображается в портлетах, количество и содержание которых настраиваются в зависимости от потребностей пользователя. Заходя на свой персональный портал, сотрудник видит документы, которые ему нужно просмотреть, отредактировать или утвердить. Блок срочных задач может содержать информацию о проблемах, требующих его внимания (оформление заказа на закупку, рекламации от клиентов, поломка оборудования и т.д.), а также задачи, поставленные руководством (также с использованием IFS Applications). Находясь в отъезде, сотрудники могут заполнять командировочные отчеты, просматривать почту. Руководители компании могут отслеживать состояние ключевых показателей эффективности, которые, для удобства, отображаются в виде цветовых индикаторов: зеленый цвет – показатель в норме, красный – отклонение. Таким образом, внимание руководителя концентрируется на тех показателях, которые требуют его воздействия и принятия решений.

IFS Найм

Как найти сотрудника, который полностью отвечает требованиям должности и компании? Как отобрать лучшего кандидата? Где хранить и как быстро находить резюме и информацию о претендентах? IFS Applications значительно упрощает работу отдела HR, систематизируя информацию и позволяя в любой момент извлечь необходимые данные.

Формируется база данных претендентов, в которую вносится информация о квалификации кандидатов, их навыках, образовании, личных качествах. Разрабатывается система оценки качеств претендентов, по которой, затем, система автоматически анализирует информацию о кандидатах, определяя наиболее подходящий вариант. База данных может быть как внешних претендентов, так и сотрудников внутри предприятия, которые могут занять соответствующую должность. Система позволяет формировать объявления о найме и рассылать их внутри компании, а также отслеживать публикации и обратную связь из внешних источников (сайты, СМИ). В системе есть инструменты поиска резюме по заданным критериям (компетенции, навыки, образование).

В случае принятия кандидата на работу, вся информация из базы претендентов автоматически переносится в Карточку сотрудника.

Существует процедура ввода сотрудника в должность, которая осуществляется в соответствии с заданными этапами (инструктаж, оформление документов и т.д.) с подтверждением каждого этапа.

IFS Развитие и оценка персонала

Система IFS Applications позволяет управлять всем жизненным циклом сотрудника: подбором, наймом, его продвижением по службе, повышением квалификации. Каждый работник может видеть, какие перспективы у него есть в этой компании, какие дополнительные навыки ему нужно приобрести, чтобы продвигаться по служебной лестнице. План может быть общим, отражающим переход из должности в должность при достижении определенных показателей (стаж, опыт, дополнительное обучение), но можно также составлять персональные планы карьерного роста сотрудников. Систематическая оценка сотрудников по выбранным критериям, позволяет определить, на какой стадии развития находится работник, каких качеств ему не хватает для перехода в другую должность. Кроме того, сотрудники могут сами регистрировать свои стремления, используя персональный портал (например, курсы, которые им хотелось бы пройти, должность, на которую они претендуют и т.д.). Впоследствии, при открытии вакансии, система автоматически извлекает эту информацию и включает сотрудника в список кандидатов, если оценка его компетенций отвечает требованиям вакансии.

IFS Повышение квалификации

Проанализировав заявки сотрудников, можно организовывать обучение и тренинги по наиболее востребованным направлениям. При планировании курса обучения указываются: предварительные требования к слушателям (пройденные курсы, компетенция, знания), преподаватели и их сертификаты, необходимое оборудование и обучающие материалы, расписание курса и методы проведения оценки. Через систему рассылаются приглашения и подтверждается присутствие слушателей. После прохождения обучения проводится индивидуальная оценка каждого сотрудника. Затем все данные автоматически пересылаются в Карточки сотрудников.

IFS Командировки

IFS Applications обеспечивает быстрое оформление командировок при меньшем объеме бумажной работы. Используются созданные заранее шаблоны заявлений. По настроенным статьям расходов автоматически рассчитываются затраты на командировку. А, используя персональный портал и имея доступ в Интернет, можно подтверждать затраты и формировать отчеты удаленно, находясь в командировке.

IFS Табельный учет

Решение IFS Персонал позволяет контролировать рабочее время сотрудников. Время прихода и ухода (начала-окончания выполнения операций) может вноситься вручную или автоматически с использованием терминалов «РегТайм». Время регистрируется как индивидуально, так и по группе работников (бригада). В системе учитываются выходные, праздники, больничные и отпуска. Также на каждого сотрудника (группу сотрудников) создаются Графики работы, где прописываются временные регламенты, а также отклонения (например, отсутствия, время переработок). Формируется табель рабочего времени. Эта информация затем используется при начислении заработной платы, формировании отчетов по проектам (задействованные ресурсы), калькуляции затрат. По итогам периода можно группировать и анализировать информацию: количество больничных с января по февраль по группе сотрудников, пропуски за диапазон дат и пр. Компонент тесно связан с остальными модулями ERP-системы (например, IFS Наряд-заказы, IFS Сервисное обслуживание и др.), поэтому нет необходимости дважды вносить информацию с риском ошибки или потери данных.

IFS Зарплата

Компонент автоматизирует все функции, связанные с начислением заработной платы. Пользователи самостоятельно в системе задают виды начислений и удержаний, легко настраиваются и привязываются к периодам формулы расчетов, указываются значения ставок налогов для произвольного периода (как и период действия самих налогов). Для каждого сотрудника задается постоянная часть (оклад) и переменная (премии, бонусы, штрафы). Существует возможность переноса информации из внешних систем. При начислении зарплаты система автоматически учитывает неотработанное время (отпуск за свой счет, отпуск по беременности). В результате расчета формируется расчетная ведомость. Также можно настроить способ выплаты для каждого сотрудника (касса, банк), а также автоматически выгружать данные для платежа через банк.

Решения