Решение IFS Поставки основано на четырех фундаментальных принципах:

• простота делает движение товарных потоков наглядным, а систему удобной в эксплуатации;
• гибкость позволяет легко настроиться на различные модели логистики и разные методы работы;
• адаптивность облегчает расширение системы и учет происходящих в компании изменений;
• открытость способствует взаимодействию с другими участниками цепочки поставок.

Управление движением ТМЦ внутри компании

IFS Поставки использует концепцию "вид деятельности", позволяющую автоматизировать логистическую деятельность компании с учетом ее внутренней структуры, с одной стороны, обеспечивая автономность подразделений в разрезах движения товаропотоков, а с другой стороны - обеспечивая взаимодействие подразделений.

Отслеживание состояния заказов

Система позволяет полностью контролировать процесс прохождения заказа и выполнять необходимые действия в зависимости от состояния заказа. В соответствии со стандартами качества ISO9000 возможен мониторинг по позициям заказов, заказам, партиям, серийным номерам, проводкам. Это дает возможность легко определить причины возникшей проблемы и установить, на какую продукцию она повлияла.

Интеграция с другими решениями IFS

Решение IFS Поставки органично интегрировано с другими подсистемами IFS Applications (IFS Производство, IFS Финансы, IFS Техобслуживание и ремонты, IFS Продажи и сервис, IFS eBusiness, IFS/Документооборот), но может использоваться и автономно.

При использовании совместно с IFS Финансы движение товаропотоков отражается в автоматически генерируемых проводках, используемых для финансового учета. Имеется гибкий механизм настройки проводок (учетные правила), применяемый во всей системе.

Интеграция с IFS/Документооборот позволяет с любым объектом системы (например, заказом сбыта, позицией заказа, клиентом) связать любые документы (например, графические файлы или сведения о бумажных документах). Документы могут быть использованы повторно - при размещении новых заказов и в других ситуациях. Система отслеживает версии документов, гарантируя использование нужной версии.

Взаимодействие с другими участниками цепочки поставок (B2B)

Вы можете предоставить доступ к части функциональных возможностей и данных системы вашим поставщикам и заказчикам. Для этого IFS предлагает веб-интерфейс к порталам внешнего взаимодействия. Результатом этого может стать сокращение издержек, времени оформления заказов и рост взаимного доверия.

Так, вы можете переложить функцию пополнения складских запасов напрямую на поставщиков, которые смогут получать из системы информацию о ваших потребностях и запасах, в том числе на консигнационных складах. Заказчики могут узнать текущее состояние своих заказов, проверить цены, разместить новые заказы, внести изменения.

Оповещение о событиях

Модуль IFS/Оповещение о событиях позволяет автоматически оповещать посредством e-mail, SMS или пейджера о критически важных событиях, например, нехватке определенного товара или превышении размера кредита. Это обеспечивает быструю реакцию и избавляет от необходимости поиска вручную.

Компоненты решения

IFS/Прогноз спроса

Это графический инструмент, значительно упрощающий составление и корректировку прогнозов спроса на продукцию.

Прогнозы составляются на основе исторических данных и планов продаж, с использованием различных математических моделей и с учетом таких факторов, как сезонность и рекламные кампании.

Модуль позволяет вырваться из абстрактного мира статистики и формул и работать с наглядными графиками. При изменении графика автоматически вносятся корректировки в цифры и формулы. Благодаря возможностям гибкой настройки прогнозы будут содержать только нужную вам информацию.

IFS/Прогноз спроса поддерживает коллективную работу, что сокращает время составления и согласования прогнозов. Благодаря интеграции с другими модулями IFS Applications прогнозы могут использоваться как основа для планирования объемов производства и закупок, а также отслеживания узких мест и возможных недостач.

IFS/Управление запасами

Модуль предназначен для автоматизации складской деятельности.

• Ведение реестра товаров/продукции. Партионный и индивидуальный (по серийным номерам) учет. Возможность задания для товаров специфических характеристик (свойств). Поиск товара по конкретным значениям характеристик.
• Организация складского пространства. Работа с паллетами. Настройки, регламентирующие работу по складским местам и/или товарам: полный доступ, только прием (отпуск), блокирование всех операций. Ведение консигнационного запаса. Склад в разрезе материально-ответственных лиц (МОЛ).
• Проведение инвентаризаций, плановых и разовых, в разрезе складских мест и товарной номенклатуры.
• Поддержка стоимости отдельных операций и складского запаса в соответствии с выбранной для участка методикой учета. Набор стандартных операций приема, отпуска, списания, перемещения товаров/продукции, в том числе транзитные операции (перемещение с отложенным приемом).
• Материальные заявки: учет и выполнение внутрифирменных потребностей.
• Планирование потребностей с учетом различных источников их возникновения (материальные заявки, сбыт, производство и другое). Различные алгоритмы планирования. Взаимодействие со снабжением/производством как результат планирования. Работа с дефицитом.
• Внутрискладские работы: ресурсы, персонал, задания, планирование, фиксация выполнения и анализ результатов.
• Полная хронология движения товаропотоков. Различные виды анализа и статистики. Агрегирование статистики по статистическим периодам. Различные виды отчетности по количественным, стоимостным и другим параметрам. Оборачиваемость товаров, ABC-анализ. Intrastat-отчетность. Моделирование различных вариантов стоимости складского запаса.

IFS/Снабжение

Модуль предоставляет широкие возможности по автоматизации процессов снабжения, регламентирует различные аспекты работы с поставщиками и необходим для оценки ситуации и принятия решений. Обязательно наличие модуля IFS/Управление запасами.

• Ведение реестра закупаемых товаров и услуг. Привязка товара к поставщикам, условия поставок.
• Ведение реестра поставщиков. Информация по адресам, способам доставки, времени доставки. Финансовые атрибуты (банковские реквизиты, валюта, условия кредитов и др.). Накладные (в частности, ТЗР) расходы в привязке к поставщикам. Внешние/внутренние поставщики. В качестве внутренних поставщиков могут выступать подразделения фирмы.
• Механизм квотирования позволяет провести предварительное согласование с поставщиками возможной номенклатуры, объемов и цен и, как результат, сформировать оптимальные варианты закупок.
• Ведение договоров с поставщиками. Договор - относительно долгосрочное соглашение с поставщиком, определяющее контрольные параметры для текущей деятельности.
• Заявки и заказы снабжения предназначены для регистрации решения о закупке и ее оперативного ведения. Формируются вручную или автоматически на основании возникающих потребностей и алгоритмов планирования, имеющихся как в модуле IFS/Снабжение, так и в других модулях - там, где возникает потребность в закупке. В заказе фиксируются все этапы закупки: потребность, сроки, принятие к исполнению, прибытие, контроль качества, возвраты, условия оплаты, транспорт и другая информация. Реализованы прямые поставки от поставщика клиентам фирмы. Возможно применение давальческого сырья, ведение консигнационного запаса поставщика.
• Механизм визирования. Определяет лиц и/или группы лиц, проводящих визирование. Указываются этапы визирования для заказов. Система контролирует наличие виз и возможность дальнейшего прохождения заказов.
• Мощная система ценообразования.
• Контроль сроков исполнения, автоматическая генерация извещений при приближении/нарушении сроков.
• Развитая аналитика по состоянию закупок, фактурированию заказов, качеству поставок. Алгоритмы оценки степени надежности поставщика.

IFS/Диспетчер снабжения

При интенсивном характере поставок формирование заказов снабжения превращается в достаточно трудоемкий процесс. Данный модуль позволяет формировать графики снабжения и на их основе генерирует/изменяет позиции заказов снабжения, избавляя от необходимости ручного ввода и "поштучного" отслеживания изменений заказов снабжения. Работает в связке с модулем IFS/Снабжение.

IFS/Сбыт

Модуль IFS/Сбыт обеспечивает автоматизацию процессов сбыта/продажи продукции, включая планирование, анализ и операционную деятельность. Обязательно наличие модуля IFS/Управление запасами.

• Реестр продаваемых товаров, комплектов, услуг. Для элементов реестра могут быть указаны соотношение единиц продажи и хранения на складе, возможные источники обеспечения, базовая цена, другая информация.
• Реестр клиентов. Адреса, контакты, условия поставки и транспортировки, состояние кредита, финансовые атрибуты, прайс-листы для клиента. Внешние/внутренние клиенты. В качестве внутренних поставщиков обычно выступают подразделения фирмы.
• Соглашения с клиентом: имеют срок действия, содержат информацию по условиям и способам транспортировки, товарам, ценам, скидкам, другие контрольные параметры для текущей деятельности.
• Оферты: позволяют провести предварительное согласование с клиентами возможной номенклатуры, объемов и цен и как результат сформировать оптимальные варианты продаж.
• Заказы сбыта предназначены для оперативного ведения продажи клиенту. Подбор и резервирование товара, работа с дефицитом, отгрузки, возвраты. Ведение консигнационного запаса клиента. Указание способа обеспечения товара, прямые поставки от производителя/поставщика клиенту. Формирование документов, в том числе счетов-фактур. Задание графика оплат.
• Развитая система ценообразования, скидки, наценки, бонусы.
• Оптимизация работы транспорта.
• Учет комиссионных начислений.
• Развитая статистика и аналитика по состоянию сбыта. Алгоритмы оценок качества доставки.

IFS/Диспетчер сбыта

При интенсивном взаимодействии с клиентом формирование заказов сбыта превращается в достаточно трудоемкий процесс. Данный модуль позволяет формировать графики сбыта и на их основе генерирует/изменяет позиции заказов сбыта, избавляя от необходимости ручного ввода и "поштучного" отслеживания изменений заказов. Работает в связке с модулем IFS/Сбыт.

IFS/Счета-фактуры

Модуль используется для обработки входящих и исходящих фактурирующих документов. Система позволяет в режиме реального времени отслеживать дебиторскую и кредиторскую задолженности, на основании данных фактур и условий оплат строить прогноз оплат. Модуль содержит следующие основные части:

Для входящих счетов-фактур:

• создание предварительного акцепта, т.е. только создание задолженности без указания разноски сущности счета. Когда становится известен способ разноски, выполняется окончательный акцепт;
• прямой акцепт - регистрация фактурирующего документа с формированием разноски;
• автоматическое формирование проводок согласно настроенным правилам;
• автоматическая разноска строк документа из операций прибытия товарно-материальных ценностей на склад;
• создание плана платежей согласно условиям оплат для дальнейшего утверждения и формирования платежных документов;
• автоматическое создание фактурирующего документа на основе данных о прибытии товара на склад в соответствии с накладной;
• формирование реестра входящих счетов-фактур с возможностью анализа оплаченности, как в валюте операции, так и в валюте учета компании;
• формирование книги покупок согласно данным о налогах во входящих счетах-фактурах.

Для исходящих счетов-фактур:

• автоматическое создание счетов-фактур на основе отгрузок по заказам сбыта;
• ручная регистрация исходящих фактурирующих документов;
• возможность создания сводных счетов-фактур по отгрузкам данного контрагента за заданный промежуток времени;
• формирование печатных документов (накладных, счетов-фактур) согласно российскому законодательству;
• возможность автоматического создания штрафных счетов-фактур и напоминаний о просроченной задолженности;
• механизм управления дебиторской задолженностью с ранжированием по срокам оплаты и различными вариантами оценки задолженности для формирования кредитной политики;
• формирование реестра исходящих счетов-фактур с возможностью анализа оплаченности, как в валюте операции, так и в валюте учета компании.
• формирование книги продаж.

Внешние счета-фактуры:

• предусмотрены средства интеграции с внешними информационными системами для экспорта/импорта счетов-фактур.

Управление цепочками поставок

Концепция управления цепочками поставок (SCM) основывается на том простом факте, что подавляющее большинство субъектов-организаторов товаропотоков являются, с одной стороны, поставщиками товаров/продукции, с другой стороны, ее потребителями. Соответственно, товаропоток, проходя "сквозь" очередного участника, меняется качественно (номенклатура товаров) и количественно. В качестве таких субъектов в рамках, например, производства, могут выступать отдельные цеха. Началом цепочки могут выступать внешние поставщики/производители, деятельность которых не является предметом автоматизации, концом - конечные заказчики/потребители продукции.

Описывая в системе каждый такой субъект как поставщика и одновременно как клиента, мы получаем возможность планировать, с учетом функций модулей IFS/Снабжение и IFS/Сбыт, полное движение товаропотоков. Учитывая достаточно сложные возможные взаимосвязи субъектов, можно говорить не о "цепочках поставок", а о "сетях поставок".

Эффективно реализовать концепцию SCM позволяет имеющийся в IFS Поставки механизм настроек. Он позволяет осуществлять автоматическую генерацию заказов снабжения на основе заказов сбыта. И, наоборот, генерацию заказов сбыта на базе информации о появившихся потребностях - созданных заказах снабжения, в которых поставщиком выступает данный субъект, производственных заказах и т.п.

Конечным результатом является автоматизация цепочки поставок, оставляющая при этом возможность ручного контроля на любом этапе.

Решения

По материалам IFS Russia